Автоматизация делопроизводства и документооборота

"Удостоверяющий центр. Оренбург" предлагает вашему вниманию систему автоматизации делопроизводства и документооборота "ДЕЛО" компании "Электронные Офисные Системы"

Компания "Электронные Офисные Системы" (ЭОС), созданная в 1994 году, сегодня является признанным лидером на рынке систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота. Основной продукт - система "ДЕЛО" - используется сотнями крупнейших организаций России и других стран СНГ, а общее число установленных рабочих мест превышает 100000.

Российская школа делопроизводства имеет вековые традиции и ряд уникальных особенностей - централизованный контроль за прохождением документов, разделение труда между руководителями, исполнителями и собственно делопроизводственным персоналом и прочее. Всё это делает многие западные пакеты поддержки документооборота малоэффективными, позволяя рассматривать их только как возможный инструментарий для решения делопроизводственных задач. Компания "ЭОС" решает реальные задачи российского делопроизводства.

Работа с проектами документов

Система «ДЕЛО» позволяет автоматизировать процесс согласования (визирования) и подписания проектов документов, с последующей автоматической регистрацией подписанных на их основе документов.

Работа над проектом начинается с создания регистрационной карточки проекта документа (РКПД), к которой прикрепляются файл или файлы проекта. После определения перечня должностных лиц, визирующих и подписывающих проект, можно задать тип маршрутизации, в соответствии с которым проект будет разослан для дальнейшей работы с ним.

Возможны три типа маршрутизации:

·        параллельный (проект документа рассылается сразу всем участникам процесса визирования, а затем, подписания);

·        последовательный (проект документа направляется на визирование и подписание должностным лицам в порядке очерёдности);

·        параллельно-последовательный.

Независимо от выбранного типа маршрутизации можно установить срок (в днях/часах), отведённый на визирование или подписание проекта документа для каждого участника процесса подготовки проекта.

Исполнитель проекта документа может анализировать ход визирования и подписания проекта как по существу (индикация статуса проекта), так и по срокам.

Системой поддерживается версионность проектов документов. На любой стадии согласования проекта можно приостановить работу с текущим вариантом и, на основе замечаний к нему, создать новый. История работы с вариантами проекта может быть сохранена.

С целью обеспечения работы с проектами документов в кабинетах системы созданы новые папки. Для анализа состояния работы над своими проектами документов создана папка «Управление проектами», где исполнителю предоставляется соответствующая информация. Для поддержки процессов визирования и подписания проектов созданы папки:

·         «На визировании» (в этой папке находятся проекты документов, поступившие на визирование к должностному лицу – владельцу кабинета);

·         «На подписи» (в папке находятся проекты документов, поступившие к должностному лицу – владельцу кабинета на подпись).

Доступ к проектам документов имеют только должностные лица, участвующие в процессе их визирования и подписания.

Контроль исполнения документа

Существует возможность выбирать правило установки контрольности документа. Кроме традиционного контроля по резолюции,  возможно установить контрольность документа в целом (независимо от наличия у него тех или иных резолюций). Выбор правил установки контрольности осуществляется для всей системы, однако в любое время он может быть изменён администратором системы.

Просмотр перечня резолюций документа

При работе с регистрационной карточкой (РК) система позволяет пользователю просмотреть перечень резолюций документа. Информация размещается в виде списка в дополнительном окне и содержит все основные поля резолюций, созданных в текущей картотеке. Окно снабжено полосой прокрутки. Пользователь может редактировать поля выбранной резолюции непосредственно в списке, а также просматривать и корректировать саму резолюцию.

 Поиск по текстовым полям

В системе для поиска по всем текстовым полям РК используется единая логика, обеспечивающая путем использования логических операторов формировать более сложные запросы, чем в предыдущих версиях системы.

Обмен документами по электронной почте

При регистрации РК из сообщений электронной почты пользователю предоставлена возможность сохранения паспорта РК как прикреплённого файла, а также – сохранения информации о резолюции в разделе «Сопроводительный документ».

Использование ЭЦП

Система "Дело" позволяет не только полностью автоматизировать делопроизводство и документооборот вашего предприятия, но и, работая вкупе с сертификатами ЭЦП ekey.ru,  обеспечить его юридическую значимость и защищенность.

Смотреть презентацию ЭОС

Скачать презентацию ЭОС